根河市纪委监委机关档案管理制度
为了加强委机关档案管理,合理利用各种档案资料,特制定本制度。
一、立卷归档
1.归档范围。市纪委监委在工作中形成的具有保存价值的各种文件材料（包括会议资料、工作计划、总结、报告及纪律审查、审理、信访、宣传、党务、组织人事、财务会计等方面）。文书材料根据年度以件为单位进行归档；纪律审查工作材料以案件为单位组卷。
2.归档时间。根据机关档案管理办法,各室要在次年三月底前,将文书立卷归档后,移交档案室。档案室要在六月底前完成编目上架工作。会计档案按上述时间整理完毕由财务室保管一年后,移交档案室。
3.归档要求。档案室设专职档案员一名,同时在各室设文书管理员一名,负责各室资料的整理、立卷、移交。材料应收集齐全、完整,保持文件材料之间的有机联系,区分保存价值,便于保管和利用；归档的文件必须装订整齐、目录清楚,编排有序,保管期限划分准确。
4.归档手续。归档文件目录一式三份,电子版一份；档案移交（接收）登记表一式两份。移交时认真填写登记表,交接双方清点签字,各留一份,以备查询。
5.档案分类编目上架。对接收的档案案卷,根据机关档案分类科目,进行分类、编目、装盒、上架。
6.编写案卷检索工作。对收集的档案及时编入总登记簿、全引目录、宗卷目录等必要的检索工具中。同时要将文件和检索目录进行扫描,录入计算机方便查找利用。
二、档案保管
1.机关档案一律由档案室实行统一管理。党建可复印一套,由机关党支部统一保管。人事干部档案由组织部保管。
2.档案室要备有防光窗帘、防潮设施、防尘工具、防虫、防鼠药剂、防火器材、防盗装置以及消磁柜等设备,严禁存放易燃品。室内做到清洁卫生,备有温湿度计,保持经常通风调温。
3.档案员对档案资料应经常检查,如发现霉烂或丢失等问题要及时向有关领导报告,并采取补救措施。
4、档案员离职时,必须严格履行交接手续。
三、档案利用
1.本机关人员查阅档案,须填写《档案借阅登记表》,经办公室主任批准后方可查阅。
2.外单位人员查阅档案,档案员须核实查阅人员身份（介绍信、身份证等）,填写《档案借阅登记表》,报办公室主任同意,经分管领导批准后方可查阅。介绍信由档案室留存。
3.查阅常委会议、监委委员会议、民主生活会议、书记办公会议记录,必须经书记或分管副书记批准。本机关各室因工作需要借阅档案时,须经主管档案工作的领导批准方可借阅。批准外借的档案,档案员要积极催办,及时交回。
4.查阅利用者如需要摘录、复制档案内容,须经办公室主任批准,档案员对摘录、复制内容要严加审查,核对无误后签注并加盖公章方可有效。
5.对本机关档案的收进、移出、保管利用、销毁等情况,应准确统计、明确记载。
四、档案保密
1.非档案室工作人员不得随意进入档案室。
2.档案员对所保管的档案、资料内容和数量不得外传和泄密。
3.档案员不得将档案资料的内容抄写在私人笔记本上,不准在私人通信中涉及机密事项。
五、档案销毁
1.销毁档案必须严格履行档案销毁手续,严禁擅自销毁档案。
2.机关应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在机关办公室主任的主持下,由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后,对确无保存价值的档案进行登记造册,经分管领导批准后销毁。
3.机关销毁档案,应指定两人负责监销,防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。
六、档案移交
档案资料由档案员和各室的文书管理人员负责按时向档案室移交,各派驻纪检监察组和所联系监察室一并移交。机关各室撤销或合并必须将本室的全部档案进行认真整理,妥善保管。
1.机构撤销档案应及时向档案室进行移交；
2.机构撤销,业务分别划归几个室的,其档案材料不得分散,可由其中一个室代管或向档案室移交；
3.一个室并入另一个室或几个室合并为一个新的室,其档案材料应移交给合并后的室管理或向档案室移交；
4.机构撤销或者合并时,没有处理完毕的文件材料,可以移交给新的机构继续处理,并作为新的档案加以保存；
5.各种临时工作机构撤销时,其档案应向相关室或档案室移交。